Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s,) worden gebruikt om prestaties te meten en te beoordelen. Goede KPI’s maken duidelijk hoe iedere werknemer en afdeling bijdraagt aan de bedrijfsresultaten. Zij vormen het dashboard van uw organisatie zodat u weet of gas kunt geven, remmen of het oliepeil moet controleren.
Regelmatig word ik geconfronteerd met de ‘vaststelling’ dat de gewenste KPI’s niet realiseerbaar zijn. De ene set gegevens wordt bijgehouden in SAP, de andere set gegevens in een zelfgebouwde omgeving en de derde set in Primavera. “In het verleden hebben we al onderzocht of we deze systemen kunnen koppelen, maar helaas dat is te duur/ingrijpend/niet mogelijk/……. (de hier opgevoerde argumenten wisselen)”.
Als ik onderzoek wat wel mogelijk is, kom ik vaak op dezelfde aanpak zonder systeem aanpassingen. Ieder systeem/tool/database kent de optie om een export naar Excel te maken, deze exports kunnen we aan elkaar koppelen en grafisch weergeven.
Vaakgehoorde argumenten tegen deze aanpak zijn: onze manier van werken is fail save, Excel is niet stabiel en betrouwbaar, we moeten precies weten wie welke data muteert, enz. En daar ben ik het volledig mee eens, dus we muteren niets in Excel! Ik herhaal we muteren niets in Excel.
We gebruiken het slechts om de rapportage te ontwikkelen. We draaien uitvallijsten, lijsten van gegevens die niet kloppen. Deze passen we niet aan maar leveren we wekelijks aan de eigenaren van de data, zodat zij deze bij de bron kunnen wijzigen. Laat ik het eens schetsen:
Op deze wijze kan in korte tijd een dashboard ontwikkeld worden met verschillende voordelen;
• goedkoop te ontwikkelen,
• flexibel, aanpassingen kunnen snel worden doorgevoerd,
• herkenbaar, gebruikers kunnen snel hun bijdrage zien aan de KPI’s,
• rapportage gescheiden van het systeem, gaat er iets mis in Excel, dan gaat er niets mis in de data en kan simpelweg een back up worden teruggezet van de Excel rapportage.
Superhandige dashboards dus in verandertrajecten, waar immers snel inzicht nodig is, regelmatig inzichten veranderen en de investering in de duurdere BI tools niet lonen.
Worstelt u met het verkrijgen van de gewenste KPI’s? Kan ik u helpen in het ontwikkelen van uw KPI dashboards? Wilt u gerealiseerde voorbeelden zien?
Neem contact op:
Dennis Tijsen
06 – 1999 0900
www.tijsenconsultancy.nl
